インポート機能・エクスポート機能とは
インポート機能とエクスポート機能はアップロード機能とダウンロード機能のような表現をされる場合もあります。どちらも同じ意味と考えていただいて差し支えありません。
インポート(アップロード)機能とは
該当のシステムに大量のデータを入力したい場合、一つ一つ手入力していくのではなく、別のシステムやエクセルで作成したデータを一括で反映させることができる機能のことです。
一つ一つ手入力する必要がありませんので、入力ミスが起きないのでチェックしなくても元のデータと全く同じデータを簡単に再現することができます。
この機能を使いこなすことができれば、相当な工数を削減することができるでしょう。
エクスポート(ダウンロード)機能とは
インポートとは逆で該当のシステムのデータをcsvデータなどに変換する機能のことです。この機能があればcsvデータで抽出し、別のシステムへそのままインポートすることもできますし、エクセル上で加工して分析することに応用することもできます。
インポート機能でできる事
この機能がないシステムとあるシステムでは作業効率が全く違ってきます。
インポート機能がないシステムではすべての値を手入力しなければいけません。人間が手作業で行う事にはミスがつきものです。どうしても間違いや抜け漏れなどが発生してしまう可能性が残ってしまいますので、入力作業後にミスがなかったのかチェックするというもう一つの作業まで余分に発生してしまいます。
インポート機能の付いているシステムであれば、エクセルなどでまとめたデータや加工したデータをそのままシステム内に反映させることが出来ます。これがあれば都度すべてのデータを手入力する手間を完全に省くことが出来ます。
しかも手作業を挟んでいないので、100％信頼のおけるデータになっていますので、改めて厳密にチェックする必要はありません。
また、1件インポートするのも100万件インポートするのも作業ボリュームは同じですので、扱うデータ量が多ければ多いほど高率アップの効果は大きくなります。
エクスポート機能でできる事
この機能がついているシステムであれば、仮に手作業で入力せざるを得ないデータであってもその後データを有効活用できるので作業の手間を無駄にすることがありません。
該当のシステムに入力したデータをエクスポートすることが出来れば、そのデータをそのまま、もしくは加工することで別のシステムにインポートすることで作業の二度手間を排除することが出来ます。
どうしても手作業で入力する必要があるデータであれば、極力このエクスポート機能がついているシステムに入力するようにしましょう。
まとめ
今回は会計システムに限った話をしましたが、会計システムに限らず、営業管理システムや顧客管理システムなどいろいろなシステムに実装されていることが多い機能です。
これらの機能があればそれぞれのシステムに手入力している作業はすべてなくすことができる可能性があります。
「毎日何かのシステムに手入力することが仕事」という場合は丸々作業を失くすことができるかもしれません。
少なくとも二つ以上のシステムに同じデータを入力している二度手間三度手間が発生している場合はどちらかだけに入力すれば後はエクスポート→インポートという流れで一気に作業を終わらせることができるはずです。
そのままではできない課題があるとすれば、どちらかのシステムに合わせて仕事の流れそのものを変化させることが必要かもしれません。
しかし一度仕事の流れを変えるだけで、その後削減できる工数は無限とも言えます。
業務に無駄があると感じられている場合は一度この機能の活用を検討してみてください。
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