インボイス制度の導入や電子帳簿保存法の改定により、企業に限らず、個人事業主においてもさまざまな業務プロセスの改善や、作業の効率化を図ることが求められています。
その一環として注目されているのが、請求書のWeb化です。今回は、紙の請求書が抱える課題、Web請求書のメリットとデメリット、そしてWeb請求書に役立つソフトウェアを紹介します。
紙の請求書の課題
これまで一般的に使われ続けてきた紙による請求書は何が問題なのでしょうか。まずは紙による請求書の課題を確認してみましょう。
- 無駄な費用が掛かる
- 生産性が下がる
- タイムラグがある
- ヒューマンエラーリスクがある
無駄な費用が掛かる
一番大きな影響として、無駄な費用が掛かることが挙げられます。
紙の請求書を印刷して郵送するためには紙代・印刷代・封筒代・郵送料・保管コストなどが発生します。
また請求書を受け取った相手側においても保管コストなどの管理コストが発生してしまいます。
相手側が電子帳簿保存している場合、郵送された請求書をPDFに変換する手間も発生してしまいます。
生産性が下がる
請求書の作成に当たり、
- システム上で作成された請求書をプリンターから出力
- 印刷された用紙の枚数をカウント
- 1件ずつ封筒に封入する
- 切手を貼る、または後納手続き用書類作成
- 郵便局へ持ち込み、又は集荷依頼
などの作業が発生します。
件数にもよりますが、郵送する封筒の枚数が理論値と一致しているかをカウントする必要もあります。
タイムラグがある
郵送で請求書を送った場合、1日ないし2日程度は郵送に時間がかかってしまいます。
先方が締め日の関係で○日までに欲しいと言われた場合は事前にＦＡＸしたり、メールでデータを送信したり、ここでも無駄な工数が発生します。
ヒューマンエラーリスクがある
出力した請求書を封筒に入れる際間違って2件分入れてしまったり、あて先を間違ってしまったり、複数枚の場合入れ忘れたりするリスクがあります。人間のやる作業である限り絶対にミスが発生しない方法はありません。
少しでもリスクを下げるために二重チェックしたり何度も確認したりと、さらに無駄な工数をかける必要が出てきます。
郵送にかかる作業で発生するミスについては送った相手にも迷惑をかけてしまいます。郵送先が間違ってしまった場合には請求金額の単価を相手に公開してしまうことになり、ビジネス的なリスクもあります。
また、郵便も完璧なシステムではないので、間違って配達してしまったりトラブルで到着がかなり遅れてしまうこともあります。
Web請求書のメリット
Web請求書に移行することで、これらの課題を解決し、さまざまなメリットを享受できます。
コスト削減
まずはコストの削減です。印刷する必要がありませんので、紙代と印刷コストがかからなくなります。また、郵送している場合は郵送料も発生しません。件数によってはかなりの経費削減になるのではないでしょうか。
また受け取り側としても受け取った請求書を保存しておく必要がありませんので、書類の保管コスト削減することができます。
生産性の向上
システム上で請求データを作るまでは紙の運用と変わりませんが、Web請求書であればその後発行ボタンを押すだけで作業が完了します。
その後の印刷・封入・発送の手間は丸々削減することができます。
場合によってはメールに添付して送信する手間はあるかもしれませんが、紙を郵送する手間とは比べるまでもないでしょう。
タイムラグの改善
システム上で月次のデータを締めると請求データが完成します。Web請求書であればここで発行ボタンを押すだけで発行作業が完了します。
紙運用であればここから印刷、封入、郵送などの作業に入り、郵送後も1日～2日の輸送時間がかかります。
締め日の関係ですぐにでも請求データが欲しい取引先がいると別途データを届ける対応が求められますが、Web請求書であればタイムラグがありませんので、この手間は発生しません。
ヒューマンエラーのリスク低減
印刷時の印刷もれや印刷不具合、封筒への封入間違い、などはそもそも作業が発生しませんのでミスが発生する要素がありません。
封入ミスがあると商品の単価やほかのお客様の情報などが漏れてしまうため営業的にも非常に大きな信用損失につながりますので、このリスクを回避できるのはかなりの効果があると私は考えています。
※請求データの間違いは請求書業務以前の問題ですのでここでは考えていません。
Web請求書のデメリット
一方で、Web請求書にもいくつかのデメリットが存在します。
- 月額利用料がかかる場合がある
- セキュリティリスクがある
- 受取側も対応してもらう必要がある
- 社内の障壁
それぞれの内容を細かく見ていきます。
月額利用料がかかる場合がある
無料で提供しているソフトも一部ありますが、ほとんどのシステムは月額のコストのかかるサブスク形式なっている場合がほとんどです。
無料で使おうとすると、月当たりの枚数に制限があったり使えない機能があるなど不便に感じることも多いと思います。
そうなるとせっかく効率化を求めて導入しようとしているのに余計なストレスを抱える事にもなります。
但しほとんどの場合紙の請求書の運用よりもかなり経費削減になる場合がほとんどですのでコストと工数の兼ね合いでご判断いただければと思います。
セキュリティリスクがある
web上のシステムである以上どうしてもセキュリティリスクはついてきます。こちらはそれぞれシステムのセキュリティ対策をしっかり確認しておく必要があります。
受取側も対応してもらう必要がある
受け取り側が紙運用にこだわっていたりするとweb請求書は断られる可能性があります。このような相手が1件でもあると、紙運用が残ってしまうので、工数削減が最大化することが出来ません。
ただ、基本的には先方にもメリットがあることですので、メリットをしっかり説明して切り替えてもらえるように働きかけをしていきましょう。
社内の障壁
請求書発行の担当者のITリテラシーが低かったり、高齢の方が担当だったりすると新しい仕組みを受け入れることが難しい場合もあります。また、変化を恐れる人がキーマンだったりすると切り替えを進めることが出来なくなってしまいます。
しかし実際にやってみればメリットがあることはすぐに理解してもらえるはずですので、ある程度強引に進めることも必要です。
まとめ
請求書のWeb化は、企業の業務効率を大幅に向上させるだけでなく、コスト削減や環境保護にも寄与します。一方で、初期導入コストやセキュリティリスクなどのデメリットも考慮する必要があります。しかし、適切なソフトウェアを選び、効果的に活用することで、これらの課題を克服することが可能です。これからのビジネス環境において、Web請求書の導入は不可欠なステップとなるでしょう。
企業が一歩先を行くためには、Web請求書の導入を検討し、そのメリットを最大限に活用することが重要です。是非、この機会にWeb請求書の導入を進めてみてはいかがでしょうか。
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